オフィスの設備や環境は、事業の成長や社会環境の変化などに伴い変わっていくものです。

ただやはり起業時や、店舗展開などで新しい事務所を立ち上げる時が、必要な物をひと通り準備し揃える必要があるため、大変ですよね。

また先々、追加や変化がある場合も最初に導入したものがベースになることも多いですので、最初どのような物を揃えるかということは重要となります。

今回は、新しくオフィスを構える際に準備すべきものの候補をピックアップいたしました。

ブックマークやプリントアウトしてチェックリストとして使用していただけたりすると幸いです。

なお、会社を設立する際に必要なものには事業計画、登記や届け出関係、資金調達、不動産関係の手続きなどいろいろありますが、そのあたりに関しては済んでいるものとし、こちらの記事ではとりあげませんのでご了承ください。

new office

 

新しく事務所を構える際に準備や調達が必要なもの。

印鑑

代表者印・銀行印・角印・ゴム印・認印などがありますが、上で述べた登記などの手続きの際には準備されているはずです。

昔ながらのはんこ屋さんをはじめいろいろなところでつくってもらうことができますが、これからの決意を表明する意味なども込めてある程度しっかりしたものを選びたいところです。

さっそく作りたい方や、どんなものか見てみたい方は下記バナーより速さ・品質・金額に定評がある「はんこプレミアム」さんのサイトを見ることが出来ます。

印鑑通販なら-はんこプレミアムへ

会社ロゴ

下に出てくるようなサイン・名刺・ホームページ、その他の販促物に記載することで会社や会社イメージを覚えてもらいやすくなる等のメリットが考えられます。

デザイナーさんや広告代理店、デザイン印刷会社さんに発注するほか、クラウドソーシングを利用する方法もあります。

サイン

ここでいうサインは、会社名・屋号・取扱商品などを表す看板や標識、会社入り口のドアや社用車に貼るステッカーなどです。

窓口になってくれたり取次をしてくれる会社はいろいろあると思いますが、製作はサイン・看板会社が行っていることがほとんどです。

サイン・看板会社さんに直接見積もりを依頼してもいいですし、どこに依頼してよいかわからない場合は、不動産会社や事務機器事務用品取扱店・印刷会社さんなどでも横のつながりがあるはずなので、他のものと一緒に含めて提案をお願いしたり、よい業者を紹介してもらうなど出来るでしょう。

名刺

名刺2

名刺はほとんどの業種で必要不可欠なツールといってよいでしょう。

ロゴと同じく、デザイナーさんや広告代理店、デザイン印刷会社さんに発注するほか、デザインはクラウドソーシング、印刷はネット印刷を利用する方法もあります。

また、市販の台紙と自前のプリンター、簡単なソフトを使って自作するという方法を用いて費用的には安く済ますことが出来る可能性もありますが、よほどデザインなどに自信があるという場合を除いてはお勧めできません。

やはりプロが作るものとは見栄えが違ってしまいますので、名刺交換の際などに恥ずかしい思いをする可能性が高いです。

デザインから印刷、カットまで自分でする手間も考えると、外注した方がよいと思います。

販促物のデザインや印刷に関する記事

会社ロゴや名刺など販促物のデザイン依頼はクラウドソーシングで。

チラシやDMの印刷はラクスルなどネット印刷で。ポスティングも可。

すぐに、デザインや印刷の依頼をしたいなら

クラウドソーシング「ランサーズ」

印刷のことなら総合印刷通販のラクスル

ホームページやブログ

ホーム

最近では、ほとんどの企業が自社のホームページを持っています。

以前はホームページのある会社や組織は信頼度が高いというような風潮がありましたが、現在はホームページはあるのが普通で、ホームページの内容やクオリティで信頼度が左右されるというような流れに変わってきています。

消費者が商品やサービスをインターネットで探すことも普通になりました。

ホームページがないとビジネスチャンスを減らしてしまうことになりますし、同業他社との競争で優位に立つのもなかなか困難になってしまいます。

ですので、会社をPRできるホームページやブログなどインターネット上の媒体はあったほうがよいでしょう。

選択肢は大きく分けると

  1. 業者など外部の専門家に任せる。
  2. 自分達で製作、管理、運営する。
  3. 1と2の中間。製作は業者にしてもらい更新作業は自分たちで行うなど。
  4. 持たない。

のいずれかになり、外部に任せる場合は制作会社を使うのか、上でも出てきているクラウドソーシングなどを利用したりするのかなどを考えなくてはいけません。

詳しくは以下の記事でも記載していきますが、現状の知識や技術のレベルだったり、本業をこなしながら時間や人材を割けるのか、初期費用・ランニングコストなどを材料に検討していけばよいでしょう。

自社のホームページ。製作や更新どうする?外注?タイプ別おすすめの方法。

あとは、Facebook、twitterなどのSNS(ソーシャルネットワークサービス)をどう利用したり連携させたりするかなども検討材料となります。

メールアドレス

mail

メールアドレスも、取引先とのやりとりはもちろんのこと各種サービスを利用する際の登録や問い合わせ対応などで必要になりますので、今持っているアドレスで不十分な場合は新しく準備しましょう。

メールアドレスを新規で取得する場合、基本的にはなんらかの登録・申込みが必要ですが以下のような窓口、メールの種類があります。

  • ISP(インターネットサービスプロバイダー)のメール
  • ホームページで利用しているドメインのメール
  • 携帯電話、スマートフォンのキャリアメール
  • Gmail,Yahoo!メールなどのフリーメール

などが代表的です。他にもいろいろなサービスで、付随してメールアドレスが取得できるものがあります。

業種や組織規模にもよりますが、サブとしてフリーメールやWebメールのアドレスを利用するのはよいと思いますが、独自ドメイン(@〇〇〇〇〇〇.com など。〇〇〇〇〇〇には会社名・サービス名など。)のメールアドレス利用するのが一般的で外から見た際の信用度も高くなる場合が多いです。詳しくは以下のページに記載しております。

会社用、仕事用のメールやホームページのアドレス。独自ドメインとは?

インターネット・電話・FAXの回線

地球インターネット

いずれも基本的には、必要なものです。

固定回線の場合、最初は電話回線一緒に申し込むことが多いです。申込みから工事・開通まで時間がかかるケースも多いので早めに申込みをしておきましょう。

機器(電話機・FAX・複合機・パソコン・PCやネットワーク機器など)は間に合っても回線が間に合わないと使用できません。

ネット回線はどのサービスがいい?おすすめの光回線。利用料金や特徴など。

また、

  • 電話でのやり取りは携帯電話、FAXはメールなどで代用するので必要ない。
  • ひとりもしくは少人数の組織で事務所にはほとんどいない。

などの場合は持ち運びが可能なモバイルWiーFi(ポケットWiーFi)を利用する、LTE内蔵タイプのノートパソコンやタブレットを利用するケースもあります。

上に記載の固定回線とは、窓口や申込み方法が異なる場合もあります。

詳しくは以下のページに記載させていただいておりますが、どのような働き方が主にになり絶対必要なものは何かということを考えると自分(会社)に合った組み合わせが見つかるかもしれません。

目的や用途に合わせたインターネット。回線やデバイスの選び方。

複合機(コピー機・プリンタ・FAX・スキャナー)

MFP

これらの機器もオフィスになくてはならないものです。

いろいろなタイプ・機種・クラスがありますので

  • 予算
  • 使用頻度
  • 必要な機能
  • 設置スペース

などを総合的に判断してどのような機器を導入するか検討してください。

窓口はメーカー、事務機器販売店、通信機器の会社、家電量販店、オンラインショップなど導入したい機械のタイプ、保守の必要性などにより様々です。

以下ページなども参考にしてください。

どの機器で印刷した方がよい?状況ごとおすすめの印刷方法一覧。

また、FAXに関しては実際に機械を置かなくてもパソコンやケータイ、スマートフォンで送受信が可能なサービスもあります。

電話機

ビジネスフォン

一般電話機にするのかビジネスフォンにするのか携帯電話やスマートフォンで事足りるのかを検討して導入してください。

一般電話機の場合は、家電量販店やメーカー、事務機器販売店、オンラインショップなどで購入したものを設置すればよいですが、ビジネスフォンの場合は通信機器の会社など専門の業者による設置や設定の作業が必要になります。

パソコン

NOTEPC

こちらもタイプや機種を選定して導入してください。

また価格を検討材料とする場合、同時に回線の申し込みが必要であったり、自分でセットアップするのが難しい場合は初期セットアップ費用が必要になったりしますので本体の価格のみでなく総合的にかかる金額での検討をお勧めいたします

パソコンの初期設定で行うべきこと。PC初回セットアップ手順。

業務上必要なシステムやソフトウェア

パソコンと一緒に必要なソフトウェアも準備が必要です。

代表的なものではOFFICE(ワード、エクセルなど)やCAD、会計ソフト、顧客管理ソフトなどがありますが様々で多岐にわたります。

実際の業務を想定してリストアップ、確認をしてみるとよいでしょう。

ネットワーク機器

インターネットおよび電話回線を申し込むとモデム(現在はルーター機能内蔵が主流)はレンタルになりますが、

  • ルーター/無線LANルーター/アクセスポイント
  • スイッチングHUB
  • LANケーブル
  • 外付けHDDNAS(ネットワークアタッチストレージ)
  • UPS(無停電装置)
  • UTM(統合脅威管理)アプライアンス

など、構成やご希望に応じて必要になるものがあります。

※構成などによっては不要な物もあります。最初からあった方がよいものと後で必要になった時に追加すればよいものもあります。

このうちUTM以外は家電量販店、機器販売店、オンラインショップなどで購入し自分で設置設定・運用することも可能です。

UTMに関しましては量販店などで販売している商品ではございませんので、取り扱いできる業者より導入する形になります。

それぞれ詳細ページなども参考にしていただき、必要、不必要をご判断いただき、必要な物に関しましてはどのタイミングで導入するか、自分で設置設定・運用するか、業者にお願いするかを決めればよいと思います。

NAS(ナス)とは何?何が出来るの?

UTMって何?機能や必要性、機種選定や導入方法まで。

UPSって何?役割や機能、必要性。選定の方法など。

シュレッダー

近年個人情報や機密情報の取り扱いについての関心が高まり、シュレッダーもオフィスの必需品となっております。

タイプや性能の違う機械が各メーカーから発売されており、価格帯も幅広いものとなっています。

機種を選定するにおいてのポイントは

  • 使用頻度(継続運転時間や一度に裁断できる量、耐久性)
  • カットタイプ、サイズ
  • 用紙差込口のサイズ
  • 紙以外のものを裁断するか
  • サイズ(設置スペース)
  • 予算

などになります。

ただある程度のスペックがないと故障が増えたり、使用するのがストレスになってしまいますので使用頻度などに合わせて適切な機種を選ばれた方がよいでしょう。

また最近では用紙を入れてふたを閉めるだけのオートフィードタイプが人気です。
取り扱い窓口は広い商品になりますので、家電量販店やオンラインショップ、事務機器販売店さんをはじめいろいろな業者で取り扱えるはずです。

オフィス家具

  • デスク
  • 椅子
  • 書庫キャビネット
  • カウンター
  • レターケース
  • ホワイトボード
  • パーテーション
  • 応接セット
  • 耐火金庫

などがあります。オフィス家具も上にでてきている各業者に依頼すればいろいろなメーカーの商品やレイアウトを含め提案してくれると思います。

また中古を効率的に利用する方法もあります。

事務用品

文具や消耗品他、それ以外で代表的なものをあげるとタイムレコーダーテプラなどがあります。

文具屋さん、スーパー、商業施設、100均SHOPなどいろいろな購入場所がありますが、ここまでで記載してきた各業者でもオフィス用品の通販に対応しているところはあるはずです。

ご相談いただくととカタログなどを準備してくれると思います。

防犯・セキュリティー

防犯やセキュリティに関しては大きく分けると

  • 警備会社等に委託する
  • 必要な機器(監視用カメラなど)を購入、設置、設定して自分達で管理する

方法に分かれます。

社内の資産を評価したりや安全性に対する組織のポリシーに準じていずれかを選ぶ、もしくは組み合わせるなどの検討が必要です。

窓口ももちろん異なり、委託する場合の窓口は警備会社になり、機器などを購入、もしくは設置設定までお願いするとなれば防犯・セキュリティ機器の取り扱い会社や通信機器会社、事務機器販売店などで取り扱いのある業者ということになります。

伝票や書式雛形など

業務で必要になる書類関係の準備です。例えば

・社内で用いる各種規定や規則、各種基本方針(ポリシー)、各種申請書

・業務で使用する契約書や見積書の雛形

・請求書、納品書、領収書ほか伝票関係

などなど。自分たちで準備したり、士業(弁護士、社労士など)の専門家に相談や依頼して作成するものもあります。

その他販促物

会社案内・パンフレット・チラシ・リーフレットといった営業に必要なツールも準備が必要です。

クオリティや必要部数、社内の設備、予算などを考慮し、自社で製作・印刷するか、外注するかを決めていきます。

例えば、しっかりした品質が求められ印刷部数が多い場合は外注する。都度都度、内容を変更・更新する必要があるものは社内で製作・出力する、等です。

外注する場合は、広告代理店やデザイン印刷会社などに注文することもできますが、名刺と同じくクラウドソーシングネット印刷を上手く使えば、早い・安い・品質がいいを実現することも可能です。

その他事業や業種に特化したもの

あとは、事業内容や業種、またその会社で特有の必要なものや設備などです。

スポンサーリンク



今回はここまでになります。読んでいただきありがとうございます。