さて事務所内で必要なものとなる設備にコピー機やプリンター、スキャナー、FAXといったものがございます。

最近では、上記の機能を併せ持った複合機が主流になっており、ある程度の規模になると1台は業務用複合機を設置されているところが多いようです。

MFP

この業務用複合機ですが、同じような性能の機種でも、業者によって契約プランや価格設定がいろいろとありますし、使用料金や保守メンテナンスといった要素があり購入して終わりというわけにはいかないので契約自体が複雑に感じられることがあるようです。

導入や買い替えを検討する際に相談を受けることも多くございますので、こちらのページで業者やプランの選び方、注意しておきたいポイントなどを記載しておきます。

なお、こちらのページは、レーザータイプの業務用複合機の導入や入れ替えなどを検討していて機械のクラスや必要な機能などがある程度決まっている上で業者やプランなどを選ぶ際に参考としていただきたいページになっております。

目的や用途によっては印刷のための機械でも他の機械を利用した方がよい場合もございます。そもそも複合機の導入自体を迷っていらっしゃるなどの場合は以下のページを参考にしてみてください。⇒どの機器で印刷した方がよい?状況ごとおすすめの印刷方法一覧。

業務用複合機の導入や入れ替え、見直しなど。業者、プランの選定および契約前に注意したいポイント。

現状、業務用複合機の導入プランは、業者によって様々となっています。

本体の契約(現金購入、リース、レンタルなど)+ 使用料金をカウンター方式で保守込

という契約が多いとは思いますが、他にもいろいろなプランがいろいろな業者により提案されています。

また、同じようなプランであっても本体の料金やカウンター料金の単価もかなりバラツキがあるようです。

機種やプラン内容、使用数量などによって金額が異なるのは仕方がない部分もあるかもしれませんが使う側としては「なるべく経費を抑えて利用したいが、検討するにもわかりづらい」という面があるのではないでしょうか。

目的や使用状況に合っており、かつ少しでも費用を抑えることが出来るプランを選びたいところです。

以下で業務用複合機の検討時に契約内容、プラン、料金などの面から注意すべき点を記載していますので参考にしてください。

数社の提案プランを比較する。

上記のように、プラン、金額設定にかなりバラツキがあるため1社だけで検討してしまうと割高な契約をしてしまうリスクが高くなってしまいます。

特に、もともと知っていて信頼できる業者ではなく、知らない業者に声をかける場合などは数社から提案や合見積もりをとり検討されることをおすすめします。

価格で比較する際は、一定期間のトータルで比較する。

本体料金(購入金額/月額)、ランニングコスト(使用料金月額など)のいずれかがすごく安かったり、なかには無料といったようなケースがありますが契約価格のいずれかが安い場合、別の部分が割高になっていたりします。また、使用している間に他に必要となる金額が設けられている場合もあります。

必ず内容を確認し、一定期間に発生する費用の総額で検討することをおすすめします。

わからない場合以下の算出例を参考にしてみてください。

本体料金(購入費用もしくは月額×月数)+ 使用料金(モノクロ料金単価×月使用数量+カラー料金単価×月使用数量+少数色モードなど単価×月使用数量)×月数 + 期間内に必要となるその他の費用

その他の費用の例としては、以下のようなものが上記料金に込になっておらず別途必要なケースがあります。

  • 導入時の設置費、搬入費や、移動引っ越しなどが必要になった場合の費用、撤去が必要になった場合の費用など
  • 導入時や契約期間内の設定に関する費用(複合機設定や接続するパソコン側のドライバーインストールなどの費用、ネットワーク関係の設定など)
  • トナー、ドラムなどの消耗品代金、交換部品料金や修理メンテナンス料金、保守料金など

試算する期間に関しましては、使用期間が決まっている場合はその月数、特に決まっていない場合はなるべく長め(最低契約期間+数年など)に設定したほうが長期で見た場合のイメージがわきやすく誤差も少なくなるでしょう。

とにかく月の金額を抑えたい場合などは、ひと月の金額の合計のみで比較検討することもできますが、長期で考えると逆に費用が掛かる可能性があることを理解した上で行ってください。

業務用複合機本体やカウンター料金などの相場。

業務用複合機の本体価格やカウンター料金、保守料金などは様々です。

機種やプラン内容、購入台数(設置台数)、使用数量、業者、エリアによっても異なっているようなので一概には言えない部分あり参考として見ていただきたいのですが、、

  • 数人~20人以下で利用するような最近の機種、例えば印刷速度がA4毎分20~30枚程度クラスのA3カラー対応の複合機(給紙カセット以外のオプションなし)
  • 現金購入もしくは5年以上のリースプランの場合

といった条件で

本体購入料金80万円以上、もしくはリース料15,000円/月(5年)12,500円/月(6年)以上

モノクロカウンター料金@3.0円以上、カラーカウンター料金@20円以上

という金額であれば、今の市場を見た感じでは見直し、再検討の余地はありそうです。

契約期間や解約料金に気を付ける。

契約期間も必ず確認してください。

契約期間が長くなればひと月の金額は抑えられることが多いのですが、逆に長期間の支払いの合計は多くなる場合があります。

また、契約期間満了までに解約する必要が出てきた場合には解約料金が発生することが多く、残りの契約期間が長いほど解約時の料金も大きくなることがあります。

本契約期間後の扱い。

本契約期間が過ぎた後の扱いがどうなるのかも確認が必要です。

本契約期間が過ぎた後、継続利用が可能な場合に再リースのように安くで利用できる場合もありますし、逆に使用料金などでは費用が上がってしまうケースもあります

本体契約、保守料金、使用料金などそれぞれについて契約期間が過ぎた場合どのような扱いになるのかを確認しておきましょう。

サポート、アフター体制など。

冒頭でも述べましたが業務用複合機の場合、購入した状態で長期間そのまま使っていけるというわけではないのが難しい点です。

トナーなどは、わかりやすいと思いますが他にも定期的に部品を交換したり、調子が悪くなったら修理を行うといったことが必要になります。

また、機械ですので営業時間中の忙しい時に調子が悪くなったりメンテナンスが必要になったりすることもありえます。

ですので、本体契約だけではなく多くは保守や消耗品供給に関する契約がセットになっています。

その内容も大切です。

  • サポート、サービスの対応曜日や時間帯
  • 復旧までにかかるおおよその時間(何時間以内に到着するか、即日対応なのかなど)
  • 複合機本体以外に関してどこまでサポートしてくれるかなど(パソコンやネットワークなどについてのサポートなど)
  • 追加費用が発生する場合など
  • どこの会社がメンテナンスを行うか(業務委託など)、親身になって対応してくれそうかなど

について確認しておいた方が良いでしょう。

総括

今回は、業務用複合機の導入や入れ替えを検討する際に確認しておいた方がよいポイントについて記載させていただきました。

日々の業務で使用することが多い機械ですので、重要な部分ですよね。

少しでもよいプランや業者を見つける参考にしていただければ幸いです。

こちらのページは以上になります。ありがとうございました。

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