「ワードやエクセル、パワーポイントなど(マイクロソフト)オフィスの文書をPDFにしたいんですけど」

といった質問をいただいたり、PDFを作成するために一旦プリンアウトしたものをスキャナーで取り込み直している人を見かけたりすることがあります。

Microsoft®OfficeのWordやExcel®、PowerPoint®のファイルをPDF形式にするためには、大きく分けて以下の2つの方法があります。

  1. Microsoft®Officeの標準の機能を使う。
  2. PDF作成・変換用のソフトを使う。

こちらのページでは標準の機能を使ってPDF形式で保存する方法について記載してあります。

Microsoft®Officeの標準の機能を使ってPDF形式で保存する方法

Microsoft®OfficeのWordやExcel®、PowerPoint®の最近のバージョン※ではそれぞれのアプリケーションで作成したページやシートをPDF形式に変換、保存することが可能になっています。
※2007以降、2007はアドインのインストールが必要 ⇒https://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=7

今回は、Word 2013を使って説明しています。PCのOSはWindows®10です。

1、こちらのWord文書をPDF形式で保存します。

左上の「ファイル」をクリック。

WordPDF1

2、左の「名前を付けて保存」をクリック。

WordPDF2

3、保存したい場所を選択。

WordPDF3

4、任意のファイル名を入力します。今回はTESTとしています。

ファイルの種類(T)のところでPDFを選択。

WordPDF4

5、「保存」をクリックすると完了です。

WordPDF5

6、もともとはWordで作成した文書がPDF形式で保存されました。

WordPDF6

WordPDF7

総括・他のパターン

比較的簡単に出来ますよね。

また Windows® 10 では仮想プリンタ型の Microsoft Print to PDF という機能が標準装備されており、そちらも簡単に使えますし、Microsoft®Office 以外のアプリケーションからでもPDF生成が可能になっています。

Microsoft Print to PDF を使ってPDFを作成する方法。

たまに、PDFを作成するために、一旦プリントアウトしてスキャナーで取り込むといった方法を取られている方をお見受けすることがありますが、効率・コスト・品質などすべての面で合理的とは言えないので他に理由がなければいずれかの方法に切り替えることをお勧めします。

バージョンが合わない場合や、PDFだけでなくJPEG、PING、TIFFなど他の形式に変換したい場合などは変換用ソフトを使うなどの方法がございます。

また、今回のこの方法から少し手を加えて、設定を変えるとでPDFにパスワードを施した暗号化PDFを作成することも出来ます。

PDFやWord、Excel®のファイルにパスワードを設定する方法。

セキュリティ的な面も含み、利用状況に合わせてファイル形式を変換してあげることは必要なことですので、これらの記事も参考にしてください。

今回はここまでとなります。お読みいただきありがとうございました。

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